- wykształcenie średnie lub wyższe:

 - 3 lata stażu pracy,

-  posiadanie obywatelstwa polskiego lub kraju Unii Europejskiej bądź innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

- osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego musi posiadać znajomość języka polskiego potwierdzoną dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej,

- znajomość techniki pracy biurowej, w tym bardzo dobra umiejętność obsługi komputera;

- ukończone 18 lat życia, pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełnych praw publicznych;

- stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na danym stanowisku;

- nieposzlakowana opinia;

- umiejętność sprawnej organizacji pracy, komunikatywność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, elokwencja, dyskrecja, lojalność, szacunek do drugiego człowieka, wytrwałość, odpowiedzialność, wysoka kultura osobista, umiejętność pracy z dokumentami elektronicznymi, komunikatywność werbalna i pisemna,

- znajomość przepisów prawa:

- ustawy o ZFŚS,

- ustawy o samorządzie gminnym,

- ustawy  o pracownikach samorządowych,

- znajomość zasad funkcjonowania samorządu terytorialnego i procedur

 administracyjnych (KPA)

- instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,

- ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

- umiejętność obsługi komputera: internet, poczta elektroniczna, pakiety biurowe: (edytor tekstu).

- prawo jazdy Kat. B

- preferowany kierunek studiów związany z zakresem i zadaniami stanowiska ds. administracyjnych i archiwum,

- preferowany staż pracy związany z zakresem zadań zgodnym z ogłoszeniem,

- znajomość zasad redagowania pism urzędowych,

- łatwość nawiązywania kontaktów,

- dyspozycyjność, samodzielność,

- umiejętność bezkonfliktowego działania.

1. Prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu Gminy w Stegnie w zakresie:

- prowadzenia archiwum Urzędu oraz nadzoru nad terminowym i właściwym przekazywaniem akt do archiwum;

- prowadzenia spraw związanych z jednolitym rzeczowym wykazem akt w ramach istniejących symboli i kategorii archiwalnych oraz przygotowywaniem w tym zakresie stosownych projektów i zarządzeń Wójta;

- przyjmowania i przechowywania dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk Urzędu Gminy;

- porządkowania i udostępniania dokumentacji;

- należytego zabezpieczenia dokumentacji przed zniszczeniem bądź zabraniem przez osoby nieupoważnione;

- prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum;

- prowadzenia ewidencji udostępnienia archiwum;

- przeprowadzania skontrum dokumentacji;

- przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

- przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego i innych właściwych archiwów;

- stałej współpracy z Archiwum Państwowym w Malborku;

- prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w archiwum;

- doradzania pracownikom urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych;

- prowadzenia innych czynności archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i zarządzeniami Wójta Gminy.

2. Prowadzenia spraw dotyczących świadczeń socjalnych dla pracowników Urzędu Gminy;

3. Przekazywanie aktów prawnych na poszczególne stanowiska;

4. Organizowania szkoleń;

5. Wykonywania zadań koordynatora w zakresie przekazywania akt do archiwum zakładowego;

6. Naliczanie ekwiwalentów pieniężnych dla pracowników Urzędu Gminy za obuwie, odzież roboczą, pranie odzieży roboczej oraz ekwiwalentu pieniężnego za zakup umundurowania dla pracowników Straży Gminnej;

7. Prenumeraty czasopism;

8 Dokonywania analizy kosztów funkcjonowania Urzędu oraz  pilnowanie terminowego regulowania opłat;

9. Zaopatrzenia Urzędu w niezbędny sprzęt, wyposażenie i materiały eksploatacyjne biurowe i środki czystości;

10. Prowadzenia punktu potwierdzania profilu zaufania dla umożliwienia przesyłania korespondencji systemem e-puap;

11. Zlecania konserwacji i drobnych napraw w pomieszczeniach biurowych w budynkach Urzędu gminy;

12. Nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w budynkach administracyjnych Urzędu Gminy.

13. Nadzór nad aktualizacją polis ubezpieczeniowych na zabezpieczenie mienia gminnego, OC, NW oraz realizację umowy z BROKEREM  w zakresie organizacji przetargów na ubezpieczenia.

14. Nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych;

- w tym wymiany i uaktualnianie pieczątek gminnych oraz ich rejestracja

15.  Prowadzenie rejestrów:

- planowanych i odbytych szkoleń

- dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego   

16. Inicjowania działań na rzecz ochrony zdrowia

17. Stała obsługa elektronicznego obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją.

18. Dokonywanie wstępnej oceny celowości operacji gospodarczych powodujących powstania zobowiązań związanych ze sprawami prowadzonymi na zajmowanym stanowisku pracy.

19. Kontrola pod względem merytorycznym, legalności i zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych w zakresie spraw związanych z zajmowanym stanowiskiem.

20. Zastępowanie pracownika ds. techniczno-kancelaryjnych oraz pracownika ds. obsługi Rady Gminy w zakresie obsługi komisji i sesji Rady Gminy.

21.Wykonywanie dodatkowych poleceń wydawanych przez Wójta Gminy, Z-cę Wójta                      i  Sekretarza Gminy.

- w pełnym wymiarze czasu pracy;

- kandydat podejmujący pracę po raz pierwszy na stanowisku urzędniczym, w tym na kierowniczym stanowisku urzędniczym, w czasie trwania zawartej na czas określony, nie dłuższy niż 6 miesięcy umowy o pracę, odbywa służbę przygotowawczą zakończoną zdaniem egzaminu z wynikiem pozytywnym;

- praca administracyjno-biurowa z komputerem przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy (powyżej 4 godz. dziennie) z przewagą wysiłku umysłowego, zmienne tempo pracy; praca w siedzibie Urzędu,

- przed zawarciem umowy o pracę kandydat będzie zobowiązany do przedłożenia zaświadczenia o niekaralności.

Przyjmuję do wiadomości fakt obowiązku publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej moich danych osobowych, zgodnie z wymogami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r.                             o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282).

Oświadczenia winny być podpisane własnoręcznie.

Wzory dokumentów wymaganych w procesie rekrutacji można pobrać w zakładce: http://bip.stegna.pl/221/Wymagane_Dokumenty_i_Oswiadczenia/

Wymagane dokumenty należy złożyć lub przesłać zamkniętej kopercie oznaczonej imieniemi nazwiskiem oraz miejscem zamieszkania z dopiskiem: „Nabór na stanowisko pracownika ds. administracyjnych i archiwum” w terminie do dnia 9 grudnia 2019 r. do godz. 10.00 (decyduje data złożenia przez kandydata wymaganych dokumentów bezpośrednio w siedzibie Urzędu, a w przypadku, gdy zostały nadane drogą pocztową, za datę ich złożenia uważa się datę wpływu do Urzędu)na adres: Urząd Gminy w Stegnie, 82-103 Stegna, ul. Gdańska 34. Zgłoszenia dostarczone po terminie nie będą rozpatrywane.

Kandydaci, którzy spełnią wymagania formalne określone w ogłoszeniu oraz zakwalifikują się do dalszego postępowania konkursowego zostaną poinformowani telefonicznie.